校園一卡通對高校財務(wù)信息化管理的影響

文章出處：http://56733.cn 作者：劉付婷   人氣： 發(fā)表時間：2011年11月23日

　　近年來，國內(nèi)許多高校在數(shù)字化校園建設(shè)方面做了各種有益嘗試，其中以“校園一卡通”尤為普遍。“校園一卡通”是“數(shù)字化校園”建設(shè)的切入點，是校園數(shù)字化的重要手段與介質(zhì)之一，是促進高校財務(wù)管理信息化建設(shè)，提高財務(wù)管理水平和管理效益的重要舉措。隨著“一卡通”系統(tǒng)在高校管理中優(yōu)越性的顯現(xiàn)，國內(nèi)許多高校都紛紛投資建設(shè)。深圳大學(xué)與銀行聯(lián)手，也研制開發(fā)了“校園一卡通”。在校園投入使用不到一年時間，通過連接部門間的各個終端，將個人與部門、部門與部門間的現(xiàn)金往來轉(zhuǎn)變?yōu)榉乾F(xiàn)金往來，既節(jié)省了收支成本，又實現(xiàn)了安全高效的資金劃撥，而且對資金安全往來、統(tǒng)計、對賬、信息共享都具有人工操作無法比擬的優(yōu)越性。作者結(jié)合深圳大學(xué)校園一卡通在數(shù)字化校園建設(shè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀，分析“一卡通”對高校財務(wù)管理信息化產(chǎn)生的深刻影響，提出目前尚需要注意解決的問題及其對策。

　　一、校園一卡通系統(tǒng)的應(yīng)用

　　校園一卡通信息管理系統(tǒng)是針對學(xué)校的綜合管理而設(shè)計開發(fā)的。該系統(tǒng)綜合先進的IC卡技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，不但滿足了學(xué)校不同管理層次的需要，而且解決了各種規(guī)格管理卡的兼容問題。一卡通在校園網(wǎng)中起著通行橋梁的作用，通過它與學(xué)校其他管理系統(tǒng)模塊的信息連接，將整個校園連成一個數(shù)據(jù)網(wǎng)，使校園各方面的管理，尤其是財務(wù)管理實現(xiàn)高度信息化。“校園一卡通”系統(tǒng)有效地將銀行卡金融功能與電子錢包、身份識別等多種綜合應(yīng)用功能集于校園卡一身，只要使用校園卡就可實現(xiàn)就餐、購物、上機、體育、娛樂、醫(yī)療和圖書借閱、教務(wù)管理、人事管理、自助繳費等，真正體現(xiàn)“一卡在手，走遍校園”。

　　二、校園一卡通系統(tǒng)的主要功能

　　1.消費支付功能。銀行—校園卡，以卡代幣，通過校園卡內(nèi)的電子錢包，持卡人可以在校園內(nèi)任意一個與系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的消費網(wǎng)點以卡結(jié)算，實現(xiàn)數(shù)字化、電子化貨幣結(jié)算。
　　2.身份識別功能。校園卡表面印有持卡人身份標識，如學(xué)號或職工號、姓名、照片以及所屬單位等，且針對教職工、臨時工和學(xué)生等不同身份印制各種不同底色的卡片，實現(xiàn)視覺身份識別。校園卡的IC芯片和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中存有持卡人的身份信息，實現(xiàn)校園內(nèi)的電子身份識別，取代了各種證件。
　　3.與其他系統(tǒng)的掛接與捆綁功能。高校管理信息化建設(shè)中的各個系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)和圖書管理系統(tǒng)等，都可以通過平臺預(yù)留的擴展接口與校園一卡通系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)信息資源共享，提高管理效率。
　　4.銀行卡、校園卡有機結(jié)合。銀行卡與校園卡有機結(jié)合，互通轉(zhuǎn)賬，使校內(nèi)財務(wù)管理實現(xiàn)信息化。持卡人可通過圈存機從銀行卡中將所需金額轉(zhuǎn)入校園卡內(nèi)，實現(xiàn)自助轉(zhuǎn)賬，也可由學(xué)生同銀行和卡務(wù)中心簽訂協(xié)議，當校園卡上的余額低于一定金額時，由銀行卡中自動將款項劃到校園卡中，實現(xiàn)約定轉(zhuǎn)賬。系統(tǒng)支持對計劃經(jīng)費、科研經(jīng)費的管理，還可利用卡收取學(xué)生學(xué)雜費等。通過建立校內(nèi)結(jié)算中心，可以使各部門的往來結(jié)算實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

　　三、校園一卡通對高校財務(wù)管理信息化的積極作用

　　學(xué)校的財務(wù)管理涉及全校日?；顒拥母鱾€環(huán)節(jié)，與廣大教職員工和學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，校園一卡通的推廣與使用極大地方便了教職員工和學(xué)生的學(xué)習與生活，減少了他們攜帶各種證件和現(xiàn)金的不便，同時大大推動了高校財務(wù)管理信息化進程。

　　校園一卡通對高校財務(wù)管理信息化的積極作用主要體現(xiàn)在：

　　1.加快學(xué)校財務(wù)管理信息化建設(shè)，提升了學(xué)校財務(wù)管理水平。高校財務(wù)管理信息化是建設(shè)“數(shù)字化校園”的必要環(huán)節(jié)，其程度的高低是衡量高校財務(wù)管理水平的重要指標。以往由于高校規(guī)模大，機構(gòu)復(fù)雜，統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源渠道多，各部門統(tǒng)計口徑不一，又無統(tǒng)一的信息編碼標準，且考慮到財務(wù)信息的安全性和機密性等原因，使財務(wù)信息不能與學(xué)校其他相關(guān)部門共享交換。而校園一卡通系統(tǒng)是按照教育部《教育管理信息化標準(第一部分)：學(xué)校管理信息標準》設(shè)計實施的，不僅規(guī)范信息來源的格式，提高信息錄入質(zhì)量，而且強大的身份認證系統(tǒng)又為財務(wù)數(shù)據(jù)的安全提供了有力保障，使財務(wù)信息的相互共享交換成為可能，提高了學(xué)校信息資源的利用率和整合度，加快了學(xué)校財務(wù)管理信息化建設(shè)，提升了學(xué)校財務(wù)管理水平。
　　2.加強高校收費管理，規(guī)范高校經(jīng)濟秩序。由于傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式缺乏支持財務(wù)統(tǒng)管的技術(shù)手段，致使高校在預(yù)算外資金的管理不同程度地存在收款不上交、坐收坐支、私自挪用和私設(shè)“小金庫”等現(xiàn)象，長期困擾著高校的財務(wù)管理。校園一卡通系統(tǒng)的應(yīng)用，使這一難題迎刃而解，校內(nèi)的有償服務(wù)不再收取現(xiàn)金，而是通過校園卡的電子支付功能，將各種收費從校園卡的電子錢包中通過“一卡通”系統(tǒng)直接劃轉(zhuǎn)到相應(yīng)的財務(wù)賬戶中，大大減少了校園的現(xiàn)金流量，使經(jīng)辦人員挪用公款無機可乘，杜絕了收入不上交，賬外循環(huán)的“小金庫”現(xiàn)象，保證了創(chuàng)收經(jīng)費的及時足額上繳，實現(xiàn)學(xué)校財務(wù)統(tǒng)管。另外，各服務(wù)機構(gòu)的收費行為完全透明的置于信息化系統(tǒng)中，有利于學(xué)校對其創(chuàng)收經(jīng)費項目和收費標準進行監(jiān)督，對不合法、不合理、未經(jīng)有關(guān)政府部門或業(yè)務(wù)部門批準的收費現(xiàn)象及時制止或糾正，加強收費管理，規(guī)范高校經(jīng)濟秩序，促進黨風廉政建設(shè)。
　　3.方便快捷的組織學(xué)校收入，創(chuàng)造網(wǎng)絡(luò)化財務(wù)營運。“一卡通”可以使校園內(nèi)種類繁雜的收費項目通過校園卡完成，如學(xué)生學(xué)費繳交，財務(wù)處通過“一卡通”系統(tǒng)將學(xué)生繳費信息傳送到網(wǎng)上，由銀行代扣代繳，每天根據(jù)銀行扣款情況進行結(jié)算；持卡人到校醫(yī)院看病，可用校園卡交納掛號費、醫(yī)藥費，學(xué)生到教材中心購買教材、到教務(wù)處交重修費、到圖書館檢索復(fù)印資料、參加計算機考試交納報名費等，均可通過校園卡在自助機上實現(xiàn)交費過程，無須使用現(xiàn)金，財務(wù)部門根據(jù)自助機上確認的交款金額作相應(yīng)的收入核算處理，方便快捷的統(tǒng)管學(xué)校收入，創(chuàng)造網(wǎng)絡(luò)化財務(wù)營運模式。
　　4.改進財務(wù)管理方式，提高財務(wù)工作效率。校園一卡通平臺借助強大的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把繁雜的財務(wù)數(shù)據(jù)交由計算機處理，使財務(wù)管理實現(xiàn)了從事后到實時的轉(zhuǎn)變。如現(xiàn)行的學(xué)生學(xué)雜費收繳雖然實行計算機管理，但是由于沒有和銀行聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致學(xué)生繳費信息嚴重滯后，而且頻繁地通過移動介質(zhì)傳遞財務(wù)數(shù)據(jù)，安全性不高，容易出錯，不利于學(xué)生收費管理，而借助校園卡平臺，可以很好地解決這些問題，極大地簡化了繳費流程，只要財務(wù)處向銀行發(fā)送收費信息和指令，通過認證后，銀行可以立即從銀行卡賬戶中代扣，并且實時將學(xué)生的繳費、欠費信息反饋給財務(wù)處，實現(xiàn)了學(xué)生繳費的實時管理，使高校財務(wù)人員從繁鎖的學(xué)費收繳工作中解脫出來，既節(jié)省人力資源，又提高收費效率。校園卡中電子錢包功能使用便捷，可輕松交納各種小額零星費用，消費時只要將卡在消費機上輕輕劃過，就完成了費用劃扣，通過消費機和網(wǎng)絡(luò)，就能夠完成交易金額的匯總，而且不收現(xiàn)金免去了找贖麻煩，省去了現(xiàn)金管理、現(xiàn)金結(jié)賬、上繳結(jié)算等環(huán)節(jié)，使收費部門工作強度大大減少，部門設(shè)置及人員配備也適當減少，大幅提高工作效率。
　　5.緩解了學(xué)生惡意拖欠學(xué)雜費問題，及時收回資金。大學(xué)生欠費是目前高校財務(wù)管理面臨的嚴重問題。隨著近年高校擴大招生，在校生數(shù)以萬計，難免有部分學(xué)生鉆空子，惡意欠費。通過校園卡網(wǎng)絡(luò)信息功能，可以隨時隨地掌握學(xué)生的消費情況，大致分析出學(xué)生的生活水平，從而區(qū)分貧困生與惡意欠費生，并根據(jù)貧困生的具體情況分別給予不同程度的資助。通過網(wǎng)絡(luò)，還可實現(xiàn)與部門的信息互動，了解學(xué)生個人信用檔案，為貧困生辦理貸款提供審批依據(jù)。針對惡意欠費學(xué)生，控制校園卡的使用，使其不交費就無法進行學(xué)籍注冊、成績登錄、圖書借閱和上機等活動，通過“被動方式”提高學(xué)生主動性，確保學(xué)校能夠及時收回資金。
　　6.加大對后勤的財務(wù)監(jiān)管力度。校園一卡通的應(yīng)用，校內(nèi)大部分資金的往來業(yè)務(wù)包括二級單位部門的有償服務(wù)資金收入和資金的劃撥，都通過一卡通運作。后勤服務(wù)的一大塊資金納入到學(xué)校財務(wù)處統(tǒng)一管理，使財務(wù)處清楚的了解到后勤各班組的經(jīng)營情況。特別是后勤社會化改革后，由于引進了市場競爭機制，某些經(jīng)營服務(wù)工作由社會上的經(jīng)營實體來承擔和管理，通過資金往來可以了解這些實體的經(jīng)營情況，對收取經(jīng)營實體資產(chǎn)占用費及國有資產(chǎn)保值、增值起到了保障作用。
　　7.財務(wù)管理方式變化，增強了學(xué)校對資金的調(diào)控能力。校園一卡通改變了校園消費的現(xiàn)有模式，將所有在校提供的有償服務(wù)機構(gòu)的賬戶資金集中起來，另外，銀行卡中的款項圈存到校園卡中，不管個人是否消費，其資金已從個人賬戶劃轉(zhuǎn)到學(xué)校賬戶中，這些資金沉淀有利于學(xué)校周轉(zhuǎn)使用，減少籌資成本，從整體上增強了學(xué)校對資金的調(diào)控能力。
　　8.系統(tǒng)建設(shè)與銀行合作，獲得雙贏。校園一卡通適用范圍在校園，其功能發(fā)揮依賴于銀行賬戶和銀行轉(zhuǎn)賬服務(wù)，其實質(zhì)是銀行卡服務(wù)功能在校園的延伸。一卡通系統(tǒng)由銀行直接提供給高校，不僅可從中獲得批量客戶資源，銀行卡發(fā)卡量和存款規(guī)模都會大幅增長，且與師生相關(guān)的金融服務(wù)也可隨時辦理，給銀行帶來可觀經(jīng)濟效益，故高校數(shù)字化建設(shè)與銀行合作，既可爭取銀行提供免費軟件，節(jié)省高校投資，又可加強與銀行的密切聯(lián)系，在學(xué)校建設(shè)資金緊缺時得到支持，相對高校，銀行在信息化建設(shè)方面積累了一定的經(jīng)驗，校園一卡通建設(shè)與銀行合作，有益于規(guī)范高校財務(wù)管理。當銀行在理財方面有相應(yīng)的金融產(chǎn)品時，可幫助學(xué)校合理規(guī)劃現(xiàn)金流，實現(xiàn)資金使用效益最大化。

　　四、完善一卡通在高校財務(wù)管理中的對策

　　校園一卡通是目前高校信息化管理，特別是財務(wù)管理信息化的先進手段，是未來發(fā)展的方向。然而，在實際應(yīng)用中也存在一些問題，影響了其功能的擴展和管理效率的充分發(fā)揮，應(yīng)給予重視并逐步完善。

　　1.財務(wù)管理信息與高校其他部門數(shù)字信息的格式匹配。目前，高校財務(wù)軟件功能基本上是核算，完全局限在常規(guī)的賬務(wù)處理和會計報表上，對于會計電算化數(shù)據(jù)，財務(wù)人員本身或財務(wù)部門內(nèi)部終端能夠?qū)崿F(xiàn)共享，但財務(wù)部門外部的有關(guān)人員，由于財務(wù)軟件與其他部門的信息系統(tǒng)沒有公共的接口，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，工作起來各自為政，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部各種資源分散，無法統(tǒng)一管理。使電算化網(wǎng)絡(luò)的最大優(yōu)點共享性不能有效發(fā)揮，影響了其他部門利用會計資料進行相關(guān)決策。
　　校園一卡通系統(tǒng)需要對原財務(wù)信息數(shù)據(jù)格式進行修改，一方面是滿足一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的的需要，另一方面，方便與學(xué)校其他部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。校園一卡通系統(tǒng)的建設(shè)不僅需要領(lǐng)導(dǎo)重視與支持，要做好需求調(diào)研分析，將各部門的管理需求和特點搞清楚，使軟件的開發(fā)設(shè)計更具有針對性和實用性，且要做好系統(tǒng)建設(shè)的組織協(xié)調(diào)，財務(wù)、后勤、圖書管理等部門要密切配合。
　　2.一卡通系統(tǒng)的功能擴展。目前，“校園一卡通”在許多學(xué)校的應(yīng)用僅停留在教職工和學(xué)生就餐、上機、圖書借閱、醫(yī)療、體育、娛樂、選課、學(xué)籍注冊等方面，其他擴展功能尚未得到開發(fā)，如領(lǐng)取物資、考勤、郵局、門禁、乘車等，另外，要加快財務(wù)管理信息化進程，應(yīng)進一步擴展遠程教學(xué)科研等經(jīng)費實時結(jié)算、教職工津貼及補貼、學(xué)生獎助學(xué)金直接劃轉(zhuǎn)，以及實現(xiàn)財務(wù)成本控制，如控制學(xué)生宿舍水電節(jié)能管理和辦公成本等。只有擴展其功能，通過頻繁的規(guī)模化使用，系統(tǒng)的優(yōu)越性才能真正體現(xiàn)，才能帶動學(xué)校財務(wù)管理信息化管理水平的提高。
　　3.一卡通系統(tǒng)的運行穩(wěn)定與網(wǎng)絡(luò)安全。校園一卡通每日消費流水號數(shù)以萬計，雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較成熟，但在校園一卡通的建設(shè)過程中，由于設(shè)計、財力、系統(tǒng)管理等因素影響，大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應(yīng)用和廣泛的網(wǎng)絡(luò)接點，對校園一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性提出嚴峻挑戰(zhàn)，如計算機病毒的防治，黑客攻擊，用戶越權(quán)操作，以及服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信線路的配置，軟硬件故障排除，加之財務(wù)人員因自身的專業(yè)局限性，對網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的知識層次還不能完全勝任系統(tǒng)維護和管理需要，故在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)生故障時，要保證有專業(yè)維護人員及時處理，確保一卡通系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。
　　4.一卡通系統(tǒng)管理的財務(wù)安全控制。使用一卡通加強財務(wù)管理時，要對傳統(tǒng)的財務(wù)內(nèi)部控制做相應(yīng)補充，權(quán)限設(shè)置要合理。在一卡通系統(tǒng)管理人員選擇上，要派思想素質(zhì)好和責任心強、工作細致認真的員工，對校園卡數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理人員分工要明確，與安全管理有關(guān)的崗位，用人要積極穩(wěn)妥，要實行定期輪換制，加強定期輪流培訓(xùn)，使安全管理責任落到實處。同時財務(wù)部門要制定相應(yīng)的校園卡管理制度，如《校園卡管理水電費制度》、《校園卡收費管理制度》和《校園卡管理經(jīng)費結(jié)算制度》等。
　　5.圈存資金的管理使用。圈存資金就是一卡通持卡人通過指定的圈存方式，將現(xiàn)金和存款轉(zhuǎn)移并歸集到一卡通結(jié)算賬戶內(nèi)，用于進行一卡通消費與結(jié)算的資金。本系統(tǒng)采用的是先充值后消費的形式，因此形成一筆數(shù)目龐大的校園卡圈存資金。校園卡的圈存資金主要源自高校教職工和學(xué)生，因此，有必要成立一個由高校選派代表組成的資金管理小組，定期對圈存資金的來源情況，使用情況進行檢查；對大筆資金的使用進行討論審批，并進行使用情況跟蹤、調(diào)查。銀行應(yīng)配合學(xué)校監(jiān)管圈存資金的使用，圈存資金的開戶銀行應(yīng)協(xié)助高校監(jiān)管資金的劃撥和支出，資金需專款專用，資金管理小組工作時應(yīng)向開戶銀行出具校方委托函，明確賬戶內(nèi)的資金劃出審批權(quán)限，限額和對方賬戶名單。另外，應(yīng)定期聘請會計師事務(wù)所對圈存資金的使用和結(jié)算情況進行專項審計，對經(jīng)營財務(wù)情況進行審計，并出具審計報告。

　　校園一卡通對理順高校財務(wù)關(guān)系，強化財務(wù)管理，實現(xiàn)高校財務(wù)管理信息化所提供的支持是不言而喻的。校園一卡通規(guī)范化的管理，優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，推進高校財務(wù)管理系統(tǒng)逐步完善，從而使高校財務(wù)管理水平跨上新臺階。